Regione Emilia-Romagna · Piattaforma per la PA · 2022 – oggi
dAPPERtutto: ripensare gli spazi di lavoro di una Regione
La piattaforma per gli spazi di lavoro della Regione Emilia-Romagna: postazioni, sale riunioni, coworking ed elettroserrature, usata da migliaia di dipendenti.
In breve
- Il mio ruolo
- Ho gestito il progetto e la relazione con il cliente per Meravit, comprese le trattative sui contratti.
- Problema
- La prima app della Regione, sviluppata nel 2020-21 per il distanziamento anti-COVID, non funzionava più: i requisiti erano cambiati e le persone rientravano in sede.
- Soluzione
- dAPPERtutto l’ha sostituita spostando l’obiettivo dal distanziamento alla razionalizzazione degli spazi di lavoro, dopo lo smart working.
- Risultato
- Risparmi su spazi ed energia, utenti sempre allineati all’organigramma SAP e richieste continue di nuove funzionalità.
- Ruolo
- Project manager e responsabile del cliente per Meravit
- Realizzato con
- Web, Android, iOS, NFC, SAP ERP, Smart locks
Una sostituzione riuscita
La prima app di prenotazione della Regione era stata sviluppata nel 2020-21 per il distanziamento anti-COVID. Non aveva funzionato: i requisiti erano cambiati e le persone rientravano in sede. dAPPERtutto l’ha sostituita con un obiettivo diverso. Dopo lo smart working, la domanda non era più come tenere le persone distanti, ma come usare bene gli spazi di lavoro.
In produzione da dicembre 2022
La prima fase ha riguardato una direzione della Regione: due sedi, circa quattro piani e 300-400 persone.
- Prenotazione delle postazioni con vincoli di prenotabilità e conferma obbligatoria della presenza.
- Disponibile su web, Android e iOS.
- Prenotazione rapida con un tag NFC su ogni scrivania e in ogni sala riunioni.
- Poco dopo il lancio sono state aggiunte le sale riunioni, che prima si gestivano con un foglio appeso dietro la porta.
Prenotare una postazione nell’app dAPPERtutto.
Un’evoluzione continua
- 2023-24: spazi di coworking sul territorio, a Ferrara, Modena, Ravenna, Forlì-Cesena e in altre città, con il “coworking con plafond”, un monte giornate semestrale per dipendente. Le sedi senza portineria hanno ricevuto elettroserrature apribili da smartphone (Ravenna, Imola e una terza sede).
- 2024-25: un accordo con Poste Italiane (il progetto “Spazi per l’Italia”), integrato via web service, fornisce codici d’accesso per porte, tornelli e Wi-Fi (Riccione, Sassuolo, Imola). I giustificativi di presenza arrivano ora in SAP ERP, ed è nata la “giornata mista”, metà in presenza e metà in smart working.
- Pronti, non ancora in produzione: la prenotazione della velostazione (elettroserratura e ricarica delle bici elettriche) e la modalità multi-ente.
Cosa è cambiato per la Regione
- Meno spazi. La razionalizzazione delle sedi ha liberato fondi, poi destinati all’alluvione.
- Meno energia. La climatizzazione parte solo per le postazioni prenotate, circa 30-45 minuti prima in estate e circa 40 in inverno. Nei giorni poco affollati, interi piani non vengono riscaldati né raffreddati.
- Utenti sempre aggiornati. Un ETL giornaliero sincronizza gli utenti con l’organigramma SAP. Prima si perdevano assunzioni, cambi di assegnazione e pensionamenti.
Adozione
L’uso riguarda migliaia di persone, e le richieste di nuove funzionalità sono all’ordine del giorno: la navetta tra la stazione e il Fiera District, le presenze ai corsi di formazione, le timbrature virtuali e la gestione delle emergenze.