Regione Emilia-Romagna · Plateforme du secteur public · 2022 – aujourd’hui
dAPPERtutto : repenser les espaces de travail d’une région
La plateforme de gestion des espaces de la Regione Emilia-Romagna : postes de travail, salles de réunion, espaces de coworking et serrures connectées, utilisée par des milliers d’agents.
En bref
- Mon rôle
- J’ai géré le projet et la relation client pour Meravit, y compris les négociations des contrats.
- Problème
- La première application de la Région, créée en 2020-21 pour la distanciation liée au COVID, ne fonctionnait plus : les besoins avaient changé et les agents revenaient au bureau.
- Solution
- dAPPERtutto l’a remplacée et a déplacé l’objectif de la distanciation vers la rationalisation des espaces de travail, après le passage au télétravail.
- Résultat
- Des économies d’espace et d’énergie, des comptes utilisateurs toujours alignés sur l’organigramme SAP, et un flux constant de demandes de nouvelles fonctionnalités.
- Rôle
- Chef de projet et responsable client pour Meravit
- Réalisé avec
- Web, Android, iOS, NFC, SAP ERP, Smart locks
Un remplacement réussi
La première application de réservation de la Région a été développée en 2020-21 pour garder les distances pendant le COVID. Elle n’a pas fonctionné : les besoins ont changé et les agents revenaient au bureau. dAPPERtutto l’a remplacée avec un autre objectif. Après le passage au télétravail, la question n’était plus de tenir les gens à distance, mais de bien utiliser les espaces de bureau.
En production en décembre 2022
La première phase couvrait une direction de la Région : deux bâtiments, environ quatre étages et 300 à 400 personnes.
- Réservation de postes avec des règles de réservation et une confirmation de présence obligatoire.
- Disponible sur le web, Android et iOS.
- Réservation rapide avec un tag NFC sur chaque poste et dans chaque salle de réunion.
- Les salles de réunion ont été ajoutées peu après le lancement. Jusque-là, elles étaient gérées avec une feuille accrochée à la porte.
Réserver un poste dans l’application dAPPERtutto.
Une évolution chaque année
- 2023-24 : des espaces de coworking régionaux à Ferrare, Modène, Ravenne, Forlì-Cesena et dans d’autres villes, avec un quota semestriel de jours de coworking par agent. Les bâtiments sans accueil ont reçu des serrures connectées qui s’ouvrent depuis un téléphone (Ravenne, Imola et un troisième site).
- 2024-25 : un accord avec Poste Italiane (le projet « Spazi per l’Italia »), intégré via un web service, fournit des codes d’accès pour les portes, les tourniquets et le Wi-Fi (Riccione, Sassuolo, Imola). Les justificatifs de présence sont désormais envoyés dans SAP ERP, et une nouvelle « journée mixte » permet de passer la moitié de la journée au bureau et l’autre moitié en télétravail.
- Prêt, pas encore en production : la réservation de la station vélos (serrure connectée et recharge des vélos électriques) et un mode multi-organismes.
Ce que cela a changé pour la Région
- Moins d’espaces de bureau. La rationalisation des bâtiments a libéré des fonds, ensuite consacrés aux inondations.
- Moins d’énergie. La climatisation et le chauffage ne démarrent que pour les postes réservés, environ 30 à 45 minutes avant en été et environ 40 en hiver. Les jours de faible affluence, des étages entiers ne sont ni chauffés ni climatisés.
- Des utilisateurs toujours à jour. Un ETL quotidien synchronise les utilisateurs avec l’organigramme SAP. Avant, des embauches, des mutations et des départs à la retraite passaient souvent inaperçus.
Adoption
L’usage se compte en milliers de personnes, et la Région demande régulièrement de nouvelles fonctionnalités : une navette entre la gare et le Fiera District, la présence aux formations, le pointage virtuel et la gestion des urgences.